EXCELLENTSECRETARY:
Werving & Selectie | Detachering | Search
PMO | Interim oplossingen

ExcellentSecretary:
Werving & Selectie
Detachering
Interim oplossingen
Search
PMO

zDirectiesecretaresse

Aantal uren

36

Locatie

Den Haag

Status

Ingevuld

Salaris

In overleg

Heb jij ruime ervaring als directiesecretaresse in een bestuurlijke omgeving?
Reageer nu, wij zijn op zoek naar jou!

Directiesecretaresse
Duur: 3 jaar
01/07/2018 – 01/07/2021 | 36 uur per week

Locatie /standplaats

Zuid-Holland / Den Haag

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een overheidsinstelling.

Bedrijfscultuur

De betreffende unit bestaat uit 4 onderdelen waarvan het secretariaat bestaat uit enkele secretaresses die werken voor en onder aansturing van de unitmanagers en een directiesecretaresse.

Functieomschrijving

Als directiesecretaresse ondersteun je de algemeen directeur, coördineer je de bezetting van het secretariaat (inzet capaciteit en onderlinge vervanging van de secretaresses) en ben je liason tussen de unit en het bureau voor zaken als inkoop kantoorartikelen, facilitaire zaken en ICT-ondersteuning (kantoorautomatisering). Verantwoordelijkheden en resultaatgebieden:

  • Beheren van een complexe agenda;
  • Proactief beheer van de mailbox;
  • Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;
  • Incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Archiveren van (digitale) documenten;
  • Regelen van vergaderruimtes;
  • Aanmelden en ontvangen van bezoekers;
  • Zorg dragen voor beheer kantoorartikelen (inkoop via bureau);
  • Eerste aanspreekpunt binnen unit m.b.t. kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
  • Zorg dragen voor het onderhouden van contacten/vertegenwoordiging (belangenbehartiging en afstemming) van de unit bij overleggen over kantoorautomatisering en facilitaire zaken;
  • Zorg dragen voor de communicatie over ontwikkelingen rond kantoorautomatisering en facilitaire zaken naar de medewerkers van de unit;
  • Plant en verdeelt de werkzaamheden en verzorgt de afstemming;
  • Bewaakt, borgt en toetst voortgang van de werkzaamheden;
  • Treedt op als vraagbaak en klankbord voor de medewerkers van het secretariaat;
  • Verzorgt de vakinhoudelijke ondersteuning van medewerkers bij de uitvoering van de werkzaamheden;
  • Is informant bij gesprekken in het kader van het functioneren.

Jouw profiel

  • Je hebt HBO-werk- en denkniveau (HBO-opleiding afgerond en/of tenminste 3 jaar aantoonbare werkervaring op HBO-niveau);
  • Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving;
  • Ervaring met het verdelen en afstemmen van de werkzaamheden op een secretariaat met ervaren en zelfstandig werkende secretaresses;
  • Ruime ervaring met het beheer van de mailbox van managers;
  • Ruime ervaring met agendabeheer;
  • Ruime ervaring met het complete Microsoft-Officepakket;
  • Ervaring met het coördineren van basale facilitaire zaken in een organisatie;
  • Kennis van de inrichting van ICT/kantoorautomatisering in organisaties.

Competenties

  • Samenwerkingsgericht
  • Kwaliteitsgericht
  • Resultaatgericht
  • Klantgericht
  • Planmatig
  • Pro-actief
  • Communicatief vaardig (mondeling en schriftelijk)
  • Flexibel
  • Zelfstandig
  • Nauwkeurig

Arbeidsvoorwaarden

Als directiesecretaresse gedetacheerd worden door ExcellentSecretary betekent dat je in dienst treedt bij ExcellentSecretary.

  • Salarisindicatie is tussen €3000 - €3800 bruto per maand (op basis van 40 uur per week)
  • Vakantietoeslag 8%
  • Het betreft een functie in tijdelijke loondienst

Aantal uren

Voor deze functie wordt een directiesecretaresse gezocht die 36 uur per week beschikbaar is.

Meer informatie

Indien jij jezelf herkent in dit profiel én voldoet aan de criteria willen wij je vragen eerst telefonisch contact op te nemen met Mijke Nauta-Hamers alvorens jouw sollicitatie en CV te sturen. Telefoonnummer 06-19417258. Dit mag ook in de avonduren of in het weekend.

Daarna kun je het CV (met foto) sturen via email naar vacatures@excellentsecretary.nl.

ExcellentSecretary staat voor zeer ruime ervaring in de search naar en werving en selectie van secretariële ondersteuning en managementsupport. Met uniciteit, vakmanschap, focus en commitment als onze kernwaarde, streven wij naar excellente match tussen de kwaliteiten van de kandidaat en de behoeften van de opdrachtgever.

zDirectiesecretaresse | Den Haag

Uw inschrijving wordt na ontvangst door ExcellentSecretary in behandeling genomen. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om. Hoe wij dat doen, kunt u lezen in ons privacystatement. Indien uw gegevens geschikt zijn om in portefeuille te houden dan hopen we u in de nabije toekomst in contact te brengen met een organisatie waar uw talenten en ambities de ruimte krijgen.

Over u

Geslacht
Voornaam *
Tussenvoegsel
Achternaam *
Telefoonnummer *
E-mail *

Documenten

CV