EXCELLENTSECRETARY:
Werving & Selectie | Detachering | Search
PMO | Interim oplossingen

ExcellentSecretary:
Werving & Selectie
Detachering
Interim oplossingen
Search
PMO

Office- & Communicatiemanager (40+ uur)

Aantal uren

40+

Locatie

Directe omgeving Eindhoven

Status

Reacties welkom

Salaris

In overleg

Office- & Communicationmanager (40+ uur)
persoonlijkheid én (project)ondersteuner pur sang (omgeving Eindhoven)


Bedrijfsprofiel
Deze organisatie begeeft zich inde absolute top van unieke high end interieurs. Zij verzorgen het hele proces van ontwerp tot en met de installatie van custom made interieurs. Deze exclusieve projecten worden uitgevoerd voor klanten in met name Arabische landen. Denk aan residentiële interieurs, luxe jachten en corporate vastgoed. Vanuit de kantoren in Nederland, Monaco en Qatar worden de klanten bediend. Hierbij maken ze gebruik van geselecteerde producenten uit verschillende Europese landen.

Bedrijfscultuur
In meer dan 40 jaar is een exclusieve klanten- en relatiekring opgebouwd. Met een kernteam van 15 mensen wordt gedurende de looptijd van de verschillende projecten intensief samengewerkt. Alles staat in het teken van kwaliteit. Onze opdrachtgever is een ambitieuze organisatie met een no nonsens cultuur, waar hard wordt gewerkt en waar je inzet gewaardeerd en beloond wordt. Er heerst geen 9 tot 5 mentaliteit. Als Office- & Communicationmanager ben je de spin in het web en eerste aanspreekpunt voor je collega’s, producenten, leveranciers en klanten.

Vertrouwen, discretie en flexibiliteit zijn belangrijke waarden, evenals teamwork. Alleen door het sterke wij-gevoel, waarbij iedereen in de organisatie zijn taken en verantwoordelijkheden oppakt, kan de hoge kwaliteitsstandaard geborgd worden. De organisatie heeft een platte structuur en korte communicatielijnen.

Functieomschrijving
De huidige functionaris vertrekt na een langdurig dienstverband waardoor we nu op zoek zijn naar iemand die deze uitdagende rol op zich wil nemen.

In deze project-gedreven organisatie heb je een spilfunctie in het team. Een deel van de werkzaamheden zal bestaan uit het ondersteunen van de directeur. Hij verblijft 2 tot 3 dagen per week in Nederland. De andere dagen werkt hij vanuit één van de andere locaties. Je bent aanspreekpunt voor de verschillende internationale producenten en je voert regelmatig (prijs)onderhandelingsgesprekken. Uitstekende beheersing van de Engelse taal is dan ook een must. Tijdens de realisatiefase van het project komen er medewerkers over vanuit de producenten naar de projectlocatie en verblijven daar langere tijd totdat de oplevering een feit is. Gedurende het gehele jaar ben je o.a. bezig met het boeken van vluchten en accommodatie voor de realisatieteams, eigen projectmanagers en directeur.

Ook ben je verantwoordelijk voor de financiële zaken zoals de juiste routing van inkomende en uitgaande facturen via het Trifact systeem en het betaalbaar stellen van facturen in Exact en met online bankieren. Daarbij heb je periodiek overleg met de externe accountant.


Taken en verantwoordelijkheden;
- Professioneel afhandelen van e-mails en daar waar nodig acties ondernemen;
- Gatekeeper voor uitgaande mails naar de klant;
- Agendaplanning voor met name de directeur en het bewaken van deze afspraken;
- Coördineren van de wekelijkse meeting;
- Jaarlijkse ontvangst van internationale hooggeëerde gasten met hun gevolg, waarvoor alles tot in detail geregeld moet worden;
- Vriendelijke en klantgerichte afhandeling van telefoonverkeer;
- Organiseren van conference calls, internationale meetings/beurzen en bedrijfsactiviteiten;
- Boeken van zakenreizen via het vaste reisbureau (incl. verzorgen benodigde documenten zoals visa);
- Het schrijven van verschillende teksten/documenten (in het Engels)

Wil je je verder ontwikkelen? Daar zijn voldoende mogelijkheden voor.

Functiecriteria
Jouw rol bij deze internationale speler in het topsegment is veelzijdig, maar ook veeleisend waarbij je veel ruimte hebt voor eigen initiatieven.

- Je bent fulltime beschikbaar en bereikbaar buiten de reguliere werktijden;
- Je beschikt over een relevante opleiding met diploma en bijbehorend (HBO)werk- en denkniveau;
- Vanaf 10 jaar relevante werkervaring als (project)ondersteuner binnen een internationale werkomgeving;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Kennis van de Arabische taal en cultuur is een pré;
- Goede kennis van Microsoft Office en financiële processen;
- Signaalfunctie;
- Zeer goede organisatorische vaardigheden;
- Zowel in teamverband als zelfstandig kunnen werken;
- Uitstekende (communicatieve) vaardigheden om te kunnen laveren tussen verschillende culturen, rekening houdend met de verschillende belangen.

Competenties
- Proactieve en flexibele werkhouding (positief en daadkracht)
- Accuratesse met oog voor detail
- Uitstekende contactuele eigenschappen (met flair)
- Sterk inlevingsvermogen met ‘fingerspitzengefühl’
- Gevoel voor humor
- Relativeringsvermogen
- Integer en discreet
- Omgang met sterk politiek gevoelige internationale klantenkring

Arbeidsvoorwaarden
Naast een goed arbeidsvoorwaardenpakket en mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling zal het huidige team je met open armen ontvangen.

Voor deze rol als wordt het volgende geboden:
- Een uitstekend salaris
- 8% vakantiegeld
- 25 vakantiedagen (met daarin twee verplichte vakantieperiodes)

Meer informatie
Ben je geïnteresseerd in deze mooie en uitdagende rol bij een internationale organisatie in het topsegment? Dan ontvangen wij graag eerst een telefonische reactie op telefoonnummer 040-235 0770 of 06-5463 0871 (Werner Töller).

Na het telefonische contact ontvangen wij graag jouw curriculum vitae en kernachtige motivatie, via e-mail op het adres vacatures@excellentsecretary.nl.

Office- & Communicatiemanager (40+ uur) | Directe omgeving Eindhoven

Uw inschrijving wordt na ontvangst door ExcellentSecretary in behandeling genomen. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om. Hoe wij dat doen, kunt u lezen in ons privacystatement. Indien uw gegevens geschikt zijn om in portefeuille te houden dan hopen we u in de nabije toekomst in contact te brengen met een organisatie waar uw talenten en ambities de ruimte krijgen.

Over u

Geslacht
Voornaam *
Tussenvoegsel
Achternaam *
Telefoonnummer *
E-mail *

Documenten

CV