EXCELLENTSECRETARY:
Werving & Selectie | Detachering | Search
PMO | Interim oplossingen

ExcellentSecretary:
Werving & Selectie
Detachering
Interim oplossingen
Search
PMO

Personal Assistant/Secretaresse (duobaan)

Aantal uren

24 (ma, di en do)

Locatie

Oisterwijk

Status

Gespreksrondes gaande

Salaris

2750-3250

Personal Assistant/Secretaresse 24 uur (Duobaan)

persoonlijkheid én ondersteuner pur sang

(werkdagen op ma, di en do)

Bedrijfsprofiel
Dit mooie familiebedrijf is een investeringsmaatschappij in (commercieel) Vastgoed en voert het beheer hierover. Tevens investeert zij in ambitieuze ondernemers en toekomstbestendige ondernemingen. De activiteiten zijn verdeeld over een 3-koppige directie. Het huidige team bestaat uit een zevental mensen. Het bedrijf is gevestigd in een mooi monumentaal pand.

Bedrijfscultuur
Je komt te werken in een monumentaal pand waar in het team een informele sfeer heerst. Je bent een volwaardig onderdeel én steun en toeverlaat van het team. Klant-, servicegerichtheid en kwaliteit staan intern en extern zeer hoog in het vaandel. Vertrouwen, discretie en flexibiliteit zijn belangrijke waarden, evenals teamwork.

Functieomschrijving
Deze functie is in beginsel uitgezet als fulltime rol. Inmiddels is duidelijk dat de zittende PA/secretaresse parttime gaat werken. Dat betekent dat zij ook zorg gaat dragen voor het inwerktraject. Daarna geef je samen inhoud aan deze duobaan. Tevens zal de zittende PA gedurende één dag per week ook ondersteunende werkzaamheden verzorgen voor een andere afdeling

Je bent de steun en toeverlaat van de familie en komt te werken voor de twee eigenaren en incidenteel voor de Directeur Vastgoed. De meeste aandacht zal uitgaan naar de twee eigenaren en hun partners/gezin voor wie je regelmatig privé aangelegenheden regelt en organiseert zoals onder andere: het boeken van reizen, plaatsen van bestellingen, plannen van onderhoud aan het wagenpark en het maken van afspraken. Zakelijk ondersteun je de directie op het vlak van agendabeheer en mailverkeer en het voorbereiden van afspraken en overleggen. Verschillende activiteiten op het vlak van office- en facility management. Tevens ben je op en top gastvrouw aan de telefoon en bij de ontvangst van gasten.

De directieleden zijn mensen-mensen met een duidelijke focus op hun business. Ze zijn helder in hun verwachtingen en spreken ook hun waardering uit als zaken zo gaan zoals afgesproken. De werkomgeving is dynamisch, waardoor het belangrijk is gestructureerd te werken en de juiste prioriteiten te stellen. De directie is zeer regelmatig voor activiteiten buiten kantoor. Op dat moment ben je in staat zelfstandig je werk te plannen en uit te voeren. Een goede beheersing van de Engelse taal is een eis.

Voor veel ondersteunende activiteiten zoals ICT-beheer en vastgoedbeheer voor de verschillende panden, ben je aanspreekpunt en leid je de vragen verder naar de verschillende partnerbedrijven zoals makelaars en beheerders.

Taken en verantwoordelijkheden:
- Professioneel afhandelen van de mailboxen en daar waar nodig/mogelijk pro-actief acties ondernemen;
- Agendaplanning en het bewaken van zakelijke- en privé afspraken;
- Gastvrije ontvangst van (internationaal) bezoek;
- Vriendelijke/gastvrije en zakelijke afhandeling van gericht telefoonverkeer;
- Organiseren van meetings en bedrijfsactiviteiten;
- Boeken van zaken- en privéreizen;
- Facility management t.b.v. het eigen kantoor;

- veelvuldige contacten met externe partijen
- Coördineren van sponsor- en zakelijke activiteiten;
- Verder is er zeker nog ruimte om bepaalde werkzaamheden naar je toe te trekken.

Functiecriteria
Er wordt binnen dit mooie familiebedrijf een veelzijdige duobaan geboden waarbij je veel ruimte hebt voor eigen initiatieven. Deze kleine organisatie heeft een platte organisatiestructuur en korte communicatielijnen. In verband met de invulling van deze functie vragen wij een beschikbaarheid van 24 uur, op de maandag, dinsdag en donderdag. De werktijden zijn van 08.30 – 17.30 uur.

- Je beschikt over een MBO+/HAVO opleiding met bijbehorend (HBO)werk- en denkniveau;
- Tevens ben je in het bezit van een diploma (directie)secretaresse of management assistente;
- Je hebt 3-5 jaar werkervaring als persoonlijke ondersteuner binnen een werkomgeving in een kleinere setting (bijvoorbeeld familiebedrijf);
- Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in zowel woord als geschrift;
- Goede kennis van Power Point, Word, Excel;
- Zeer goede organisatorische vaardigheden en bent in staat twee stappen vooruit te denken;
- Je kan zowel in teamverband alsook zelfstandig werken.
- Ervaring in een duobaan is een pré

Competenties
- Je hebt een proactieve en flexibele werkhouding (positief en daadkracht);
- Accuratesse met oog voor detail;
- Goede contactuele eigenschappen (met flair);
- Gestructureerd en weet structuur aan te brengen;
- Representatief;
- Gevoel voor humor;
- Integer;
- Kunnen laveren en relativeren

Arbeidsvoorwaarden
Naast een goed arbeidsvoorwaardenpakket en mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling zal het huidige team je met open armen ontvangen.

Voor deze rol als Personal Assistant wordt het volgende geboden:
- Een goed salaris, indicatie €2750 - €3250 euro bruto per maand;
- 8% vakantiegeld;
- 30 vakantiedagen;
- Goede pensioenregeling.

Meer informatie
Wij denken dat de rol van Personal Assistant/Secretaresse binnen deze familieonderneming minder goed aansluit als je alleen binnen grotere corporate werkomgevingen hebt gewerkt.

Indien je geïnteresseerd bent in deze mooie functie als PA/secretaresse bij een fantastische werkgever, ontvangen wij graag eerst een telefonische reactie op telefoonnummer 040-2350770 of 06-54630871 (Werner Töller). Na het telefonisch contact ontvangen wij graag jouw curriculum vitae en kernachtige motivatie, via email op het adres vacatures@excellentsecretary.nl.

Personal Assistant/Secretaresse (duobaan) | Oisterwijk

Uw inschrijving wordt na ontvangst door ExcellentSecretary in behandeling genomen. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om. Hoe wij dat doen, kunt u lezen in ons privacystatement. Indien uw gegevens geschikt zijn om in portefeuille te houden dan hopen we u in de nabije toekomst in contact te brengen met een organisatie waar uw talenten en ambities de ruimte krijgen.

Over u

Geslacht
Voornaam *
Tussenvoegsel
Achternaam *
Telefoonnummer *
E-mail *

Documenten

CV