EXCELLENTSECRETARY:
Werving & Selectie | Detachering | Search
PMO | Interim oplossingen

ExcellentSecretary:
Werving & Selectie
Detachering
Interim oplossingen
Search
PMO

Afdelingssecretaresse

Aantal uren

36 of 32

Locatie

Rotterdam

Status

Reacties welkom

Salaris

max. 3000 euro per maand

Afdelingssecretaresse (32 tot 40 uur)
T.b.v.afdeling Environmental Management en lopende projecten

Bedrijfsprofiel
Deze organisatie heeft ten doel om uiteindelijk alle internationale klanten een efficiënte en veilige doorvoer van goederen en grondstoffen te bieden. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving én investeert het doorlopend. Met meer dan 1000 medewerkers vormt het een lerend bedrijf dat zich steeds meer ontwikkelt tot een professionele, soepel draaiende organisatie. De focus op snelheid, flexibiliteit en resultaat groeit, creativiteit en ondernemerschap worden steeds belangrijker.

Bedrijfscultuur
Je gaat werken op de afdeling Environmental Management. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de balans tussen omgeving en klant m.b.t. een goed vestigingsklimaat en om duurzame groei te realiseren. Deze afdeling faciliteert interne- en externe klanten bij vergunningprocedures binnen de grenzen van beschikbare milieugebruiksruimte.

Functieomschrijving
De nadruk ligt in deze functie voornamelijk op secretariële ondersteuning van je executive manager en de afdeling, waarbij een deel van je taak administratieve componenten heeft. De werkzaamheden worden dusdanig uitgevoerd, dat de primaire c.q. operationele processen accuraat, tijdig, effectief en efficiënt kunnen worden nagestreefd.

Ben jij proactief, weet je van aanpakken ben je flexibele en multi-inzetbaar, waarbij je werkt in teamverband. Je werkt direct samen met een directe collega waarbij je elkaar ook waarneemt bij afwezigheid.

Je taken zijn:
- Het complexe agendabeheer van de executive manager en ondersteuning op secretarieel - en administratief vlak
- Organiseren van interne en externe vergaderingen
- Verzorgen en monitoren van in- en uitgaande correspondentie voor de manager (voornamelijk digitaal)
- Aanspreekpunt van de afdeling voor administratieve en secretariële ondersteuning
- Het organiseren van overleggen en teambijeenkomsten
- Het aanmelden en ontvangen van bezoek
- Je hebt veel interne en externe contacten
- Notuleren
- Verzorg je de administratieve afwikkeling in SAP v.w.b. inkopen.

Functiecriteria
In verband met de invulling van deze functie vragen wij een beschikbaarheid voor 32 tot 40 uur per week (waarbij woensdag en vrijdag verplichte aanwezigheid)

- Je beschikt over een afgeronde secretaresseopleiding met bijbehorend werk- en denkniveau;
- Affiniteit met digitalisering;
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse- en Engelse taal in woord en geschrift;
- 5 jaar relevante werkervaring als secretaresse/managementassistente binnen de dienstverlenende sector;
- Ruime ervaring met MS Office;
- Zeer goede organisatorische vaardigheden;
- Zowel in teamverband alsook zelfstandig kunnen werken.

Kandidaatprofiel
Ben je in het bezit van tenminste een afgeronde Mbo-opleiding (secretarieel) en minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie en de nodige secretariële vaardigheden (inplannen complexe afspraken, organisatie sensitiviteit, organiseren van afdeling overleggen en teambijeenkomsten). Beheers je MS Office, MS SharePoint en evt. kennis van SAP en van inkoopprocessen(pre).

Competenties
- Teamspeler
- Klantgericht
- Professionele instelling
- Zelfstandig met een pro actieve pragmatische instelling
- Communicatief vaardig
- Accuraat en kwaliteitsgericht
- Open en transparant
- Resultaat- en oplossingsgericht
- Flexibel en multi-inzetbaar

Arbeidsvoorwaarden
Voor deze ‘tijdelijke’ functie, voor de duur van voorlopig een halfjaar, kom je in dienst bij ExcellentSecretary. Het salaris is gerelateerd aan je opleiding en ervaring (maximaal 3000 euro op basis van 36 uur). Je dient liefst per eind januari of 1 februari beschikbaar te zijn. Verlenging van de opdracht is mogelijk/reëel.

Meer informatie
Indien je geïnteresseerd bent, ontvangen wij graag je reactie voor 17 januari 12.00 uur aanstaande. Omdat we persoonlijk contact op prijs stellen vragen we jou ons eerst even te bellen alvorens jouw CV te mailen. Daarna kun jij jouw CV, in het Nederlands en met foto, mailen naar vacatures@excellentsecretary.nl.

De gesprekken bij de opdrachtgever vinden plaats op dinsdag 21 januari.
Indien jouw reactie na de gestelde deadline binnenkomt kan deze niet meer in behandeling worden genomen, maar wordt je in onze database opgenomen voor mogelijk andere vacatures. Werner Töller T 085-4444485 of 0654630871



Afdelingssecretaresse | Rotterdam

Uw inschrijving wordt na ontvangst door ExcellentSecretary in behandeling genomen. Wij gaan zorgvuldig met uw persoonlijke gegevens om. Hoe wij dat doen, kunt u lezen in ons privacystatement. Indien uw gegevens geschikt zijn om in portefeuille te houden dan hopen we u in de nabije toekomst in contact te brengen met een organisatie waar uw talenten en ambities de ruimte krijgen.

Over u

Geslacht
Voornaam *
Tussenvoegsel
Achternaam *
Telefoonnummer *
E-mail *

Documenten

CV