Officemanager

• Uren: 40 (32 uur is bespreekbaar)
• Locatie: Omgeving Eindhoven
• Vacature status: Beschikbaar
• Salaris: Max. 4500 euro

Heb jij als Officemanager een dienstverlenende instelling en ben je toe aan een nieuwe, uitdagende stap in je carrière? Ben jij op je best als je kunt organiseren, plannen en ondersteunen én heb jij er plezier in om Directie én Salesmanagement te ontzorgen? Dan hebben wij de vacature voor jou!

                                                                                               Officemanager

                                                                                                       persoonlijkheid én ondersteuner pur sang

Bedrijfsprofiel
Willems Baling Equipment ontwerpt en fabriceert hoogwaardige verpakkingsmachines (turn-key projecten) voor haar klanten die wereldwijd verspreid zijn. Zij bestaan sinds 1992 en zijn een echt internationaal familiebedrijf met inmiddels meer dan 70 medewerkers. Gestart in Reusel, sinds 2006 in Bladel en vanaf 2019 hebben zij een fantastisch mooi nieuwbouwpand in Hapert betrokken dat op groei en ambities is voorbereid.

Bedrijfscultuur
Het betreft een internationaal familiebedrijf waar de oprichter samen met zijn partner en twee zonen met veel passie werkzaam zijn. Zelf typeren zij de organisatie als laagdrempelig, met waarden en normen, sociaal en een hoge mate aan loyaliteit. Willems is een organisatie met gezonde ambities en een no-nonsense cultuur, waar hard wordt gewerkt en waar jouw inzet gewaardeerd en beloond wordt. Intern heerst een informele sfeer, waar men extern kwaliteit en klantgerichtheid hoog in het vaandel heeft staan. Je bent een volwaardig onderdeel van het team binnen het hoofdkantoor.

Vertrouwen en flexibiliteit zijn belangrijke waarden, evenals teamwork. Er heerst een sterk ‘wij’ gevoel op het hoofdkantoor waarbij eenieder zijn taken en verantwoordelijkheden oppakt en afrondt.

Interview met de heer Jos Willems:

De energie, passie en enthousiasme is besmettelijk als we met de heer Jos Willems in gesprek gaan. Hij vertelt met bevlogenheid over de historie maar vooral het heden en de toekomst van zijn bedrijf. Naast zijn gezin die onderdeel uitmaakt van de organisatie vertelt hij met veel waardering over de verschillende afdelingshoofden en hun personeel. Kortom, een warm bad waar je in terecht komt. Kenmerkend is de ruimte voor eigen inbreng én zelfstandigheid die je in de rol van directiesecretaresse zult krijgen. Ook oog voor kwaliteit door alles tot in de puntjes geregeld te krijgen. Je merkt dat de organisatie vanuit hun nieuwe pand klaar is voor ‘de next step’. De uitbreiding met de officemanager zal de eerste stap zijn naar Willems Baling Equipment 2.0!

Functieomschrijving
De huidige functionaris werkt al veertien jaar in de rol als Officemanager en gaat in verband met gezinsuitbreiding een andere rol binnen het bedrijf vervullen. Dat betekent wel dat je optimaal ingewerkt zult worden door iemand met enorm veel kennis en ervaring. Dat betekent echter ook dat jij de werkzaamheden ook op jouw eigen wijze mag inrichten.

Als Officemanager ben je het eerste aanspreekpunt maar ook volwaardig onderdeel van het directie- en sales-team. Je komt met name te werken voor de CEO,  zijn zoon, zijn partner, Office Director en het sales-team, bestaande uit vijf personen. Jij helpt hen met gevarieerde taken, zoals:

Taken en verantwoordelijkheden;
– Professioneel afhandelen van e-mails en daar waar nodig/mogelijk acties ondernemen;
– Agendaplanning voor verschillende mensen en het bewaken van de afspraken en actiepunten;
– Gastvrije ontvangst van frequent (internationaal) bezoek;
– Vriendelijke en zakelijke communicatie van- en naar klanten;
– Organiseren en voorbereiden van afspraken, vergaderingen,  internationale meetings en
bedrijfsactiviteiten;
– Boeken van zakenreizen voor directie en salesteam (incl. verzorgen benodigde documenten zoals
visa);
– Voorbereiden en uitwerken van offertes/ bevestigingen/ brieven/ mailingen e.d.;
– Verzorgen van in- en externe public relations activiteiten (website);
– Kleine vertalingen;
– Aanspreekpunt voor verschillende facilitaire zaken;
– Verder is er nog voldoende ruimte om bepaalde werkzaamheden naar je toe te trekken.

Functiecriteria
Er wordt binnen dit mooie internationaal familiebedrijf een veelzijdige rol geboden waarbij je ruimte hebt voor eigen initiatieven. Willems heeft een platte organisatiestructuur en korte communicatielijnen.

– Je beschikt tenminste over een mbo-4/havo-opleiding met bijbehorend hbo-werk- en denkniveau;
– Je bent in het bezit van een diploma (directie)secretaresse of management assistente;
– Je hebt enkele jaren ervaring  als ondersteuner binnen een internationale werkomgeving;
– Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse, Engelse taal (en Duitse taal is een pré, evt.
is er de mogelijkheid jezelf de Duitse taal eigen te maken);
– Je hebt een meer dan goede kennis en beheersing van Power Point, Word, Excel en CRM systeem
(binnen Willems wordt gewerkt met Ridder Data Systems);
– Je hebt uiteraard zeer goede organisatorische vaardigheden en weet goed zelfstandig te werken
alsook in teamverband;

Competenties
– Proactief met een flexibele en open (werk)houding (positief en daadkracht);
– Accuratesse met oog voor detail;
– Goede contactuele eigenschappen (met flair);
– Gevoel voor humor;
– Discretie.

In verband met de invulling van deze functie vragen wij een fulltime beschikbaarheid van maandag t/m vrijdag. Evt. is 32 uur bespreekbaar.

Arbeidsvoorwaarden
Naast een goed arbeidsvoorwaardenpakket en mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling zal Willems jou met open armen ontvangen.

Voor deze rol als Officemanager wordt het volgende geboden:

– Na een jaarcontract wordt een dienstverband voor onbepaalde tijd geboden
– Een uitstekend salaris geboden in de range van 3.750-4.500 euro per maand (op fulltime
basis) CAO Metaal en Techniek;
– 8% vakantiegeld
– 25 vakantiedagen plus 13 ADV dagen;
– Goede pensioenregeling
– reiskostenregeling (meer dan 10 km enkele reis)

Meer informatie
Willems Baling Equipment heeft de gehele procedure exclusief uitbesteed aan ExcellentSecretary. Wij stellen persoonlijk contact zeer op prijs. Indien je geïnteresseerd ontvangen we graag jouw sollicitatie middels cv en kernachtige motivatie via email op het adres wt@excellentsecretary.nl. . We nemen dan binnen 24 uur contact met je op. Je mag ons uiteraard ook bellen op 040-2350770 of 06-54630871 (Werner Töller). Ook in het weekend en buiten kantoortijden telefonisch bereikbaar.